国外大型会议策划的流程

国外大型会议策划的流程

会议、研讨会和培训日等其他会议需要更多的时间和精力才能顺利实现。对于这样的会议，重要的`是要制定一个计划。根据有多少人出席会议，会议是多么重要，您可能需要提前几个月开始规划。

会议规划第一阶段：

设立一个项目组组织会议。确定角色和责任，工作方式和联系方式。

制定目标和目标。

准备项目规格。

决定包括设备，场地，交通，餐饮，活动，宾馆，娱乐，讲义等在内的预算...

同意时间表，里程碑和期限以及每个会员的时间承诺。

会议规划第二阶段：

准备详细的甘特图，显示序列，时间表和任务。

准备一个场地清单，该场地需要为这次会议提供什么。

研究场所，检查可用性，要求报价，准备一份候选名单。

同意会议日期，记得检查场地，主要演讲者等的可用性...

准备会议议程。

准备视觉材料，出门，演示等...

准备会议通信材料，选择沟通方式，即：通过电子邮件发送给员工，电话或亲自到主要客户等。

会议规划第三阶段：

确认会场和预订。

确认出席并发送位置/旅行详情。

完成交通安排。

完成餐饮和住宿。

完成娱乐和社交活动。

检查视听和电脑设备。

会议规划第四阶段：

尽早到达会议场所，以确保一切顺利。

检查会议室是干净的，安排座位，空调/暖气设置在舒适的温度，良好的照明。

检查所有设备和供电点，并立即向场地维护人员报告任何故障。在会议期间如果设备发生问题，请查看谁要谈谈。

仔细检查您的餐饮，住宿和娱乐要求是否已知，并将得到满足。如果有什么不正确的话，或者在会议期间需要额外的东西，找出谁要谈话。

确保在入口处有人在场，迎接与会者到达并让他们定居。

根据会议的性质，您可能还希望有一个会后计划，涉及收集参加者的反馈，安排后续会议等...